Ang paglikha ng mga listahan ng drop-down ay hindi lamang nakakatipid ng oras kapag pumipili ng isang pagpipilian sa proseso ng pagpuno ng mga talahanayan, ngunit pinoprotektahan din ang iyong sarili mula sa maling pagpasok ng hindi tamang data. Ito ay isang napaka maginhawa at praktikal na tool. Alamin natin kung paano i-activate ito sa Excel, at kung paano gamitin ito, at malaman din ang ilang iba pang mga nuances ng pakikitungo dito.
Paggamit ng Mga Listahan ng Dropdown
Ang pag-drop-down, o ayon sa sinasabi nila, ang mga listahan ng drop-down ay madalas na ginagamit sa mga talahanayan. Sa kanilang tulong, maaari mong limitahan ang hanay ng mga halaga na ipinasok sa hanay ng talahanayan. Pinapayagan ka nitong pumili upang magpasok lamang ng mga halaga mula sa isang pre-handa na listahan. Kasabay nito pinabilis ang pamamaraan ng pagpasok ng data at pinoprotektahan laban sa mga pagkakamali.
Pamamaraan ng paglikha
Una sa lahat, alamin natin kung paano lumikha ng isang listahan ng drop-down. Ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay sa isang tool na tinatawag Pag-verify ng Data.
- Piliin ang haligi ng talahanayan ng talahanayan, sa mga cell kung saan ito ay binalak upang maglagay ng isang drop-down list. Ilipat sa tab "Data" at mag-click sa pindutan Pag-verify ng Data. Ito ay naisalokal sa isang tape sa isang bloke. "Makipagtulungan sa data".
- Nagsisimula ang window ng tool Suriin ang mga Halaga. Pumunta sa seksyon "Mga pagpipilian". Sa lugar "Uri ng data" mula sa listahan, piliin ang pagpipilian Listahan. Pagkatapos nito lumipat kami sa bukid "Pinagmulan". Dito kailangan mong tukuyin ang pangkat ng mga item na inilaan para magamit sa listahan. Ang mga pangalang ito ay maaaring maipasok nang manu-mano, o maaari mong tukuyin ang isang link sa kanila kung sila ay nakalagay na sa isang dokumento ng Excel sa ibang lugar.
Kung napili ang manu-manong pagpasok, ang bawat item ng listahan ay kailangang maipasok sa lugar sa pamamagitan ng isang semicolon (;).
Kung nais mong hilahin ang data mula sa isang umiiral na talahanayan ng talahanayan, dapat kang pumunta sa sheet kung saan ito matatagpuan (kung nakalagay sa isa pa), ilagay ang cursor sa lugar "Pinagmulan" window ng pagpapatunay ng data, at pagkatapos ay piliin ang hanay ng mga cell kung saan matatagpuan ang listahan. Mahalaga na ang bawat indibidwal na cell ay may isang hiwalay na item ng listahan. Pagkatapos nito, ang mga coordinate ng tinukoy na saklaw ay dapat ipakita sa lugar "Pinagmulan".
Ang isa pang pagpipilian para sa pagtatatag ng komunikasyon ay ang magtalaga ng isang array na may isang listahan ng mga pangalan. Piliin ang saklaw kung saan ipinapahiwatig ang mga halaga ng data. Sa kaliwa ng formula bar ay ang namespace. Bilang default, kapag pumili ka ng isang saklaw, ipinapakita nito ang mga coordinate ng unang napiling cell. Para sa aming mga layunin, ipinasok lamang namin ang pangalan doon, na isinasaalang-alang namin na mas angkop. Ang pangunahing mga kinakailangan para sa pangalan ay na ito ay natatangi sa loob ng libro, walang mga puwang at dapat magsimula sa isang liham. Ngayon tiyak na sa pangalang ito na ang saklaw na nauna naming nakilala ay makikilala.
Ngayon sa window validation ng data sa lugar "Pinagmulan" kailangang magtakda ng character "=", at pagkatapos kaagad pagkatapos nito, ipasok ang pangalan na itinalaga namin sa saklaw. Agad na kinikilala ng programa ang kaugnayan sa pagitan ng pangalan at ng array, at hinila ang listahan na matatagpuan dito.
Ngunit mas mahusay na gamitin ang listahan kung i-convert mo ito sa isang "matalinong" talahanayan. Sa tulad ng isang talahanayan, magiging madali itong baguhin ang mga halaga, at sa gayon awtomatikong baguhin ang mga item ng listahan. Kaya, ang saklaw na ito ay talagang maging isang talahanayan ng lookup.
Upang ma-convert ang isang saklaw sa talahanayan ng "matalino", piliin ito at lumipat sa tab "Home". Mag-click sa pindutan doon. "Format bilang talahanayan"matatagpuan sa tape sa block Mga Estilo. Ang isang malaking pangkat ng mga estilo ay bubukas. Ang pagpili ng isang partikular na estilo ay hindi nakakaapekto sa pag-andar ng talahanayan, at samakatuwid pinili namin ang alinman sa mga ito.
Pagkatapos nito, bubukas ang isang maliit na window, na naglalaman ng address ng napiling hanay. Kung ang pagpili ay ginanap nang tama, kung gayon walang kailangang mabago. Dahil ang aming saklaw ay walang mga heading, kung gayon ang item Pangunahing Talahanayan hindi dapat maging isang kiliti. Bagaman partikular sa iyong kaso, marahil ang pamagat ay ilalapat. Kaya kailangan lang nating mag-click sa pindutan "OK".
Pagkatapos nito, mai-format ang saklaw bilang isang talahanayan. Kung pipiliin mo ito, maaari mong makita sa patlang ng pangalan na awtomatikong naatasan ito ng pangalan. Ang pangalang ito ay maaaring magamit upang ipasok sa lugar. "Pinagmulan" sa window verification ng data ayon sa algorithm na inilarawan sa itaas. Ngunit, kung nais mong gumamit ng ibang pangalan, maaari mo itong palitan sa pamamagitan lamang ng pag-type sa namespace.
Kung ang listahan ay nakalagay sa isa pang libro, pagkatapos upang maipakita nang tama, kailangan mong gamitin ang function INDIA. Ang tinukoy na operator ay inilaan upang mabuo ang mga "sobrang-ganap" na mga link sa mga elemento ng sheet sa form ng teksto. Sa totoo lang, sa kasong ito, ang pamamaraan ay isasagawa halos eksaktong pareho sa mga naunang inilarawan na mga kaso, sa rehiyon lamang "Pinagmulan" pagkatapos ng simbolo "=" dapat ipahiwatig ang pangalan ng operator - "INDIA". Pagkatapos nito, ang address ng saklaw, kasama ang pangalan ng libro at sheet, ay dapat ipahiwatig sa mga bracket bilang isang argument sa pagpapaandar na ito. Sa totoo lang, tulad ng ipinapakita sa imahe sa ibaba.
- Sa ito maaari naming tapusin ang pamamaraan sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan "OK" sa window verification ng data, ngunit kung nais, maaari mong pagbutihin ang form. Pumunta sa seksyon "Mga mensahe upang ipasok" window ng pag-verify ng data. Dito sa lugar "Mensahe" maaari mong isulat ang teksto na makikita ng mga gumagamit sa pamamagitan ng pag-hover sa isang item ng sheet na may isang listahan ng drop-down. Isusulat namin ang mensahe na isinasaalang-alang namin na kinakailangan.
- Susunod na lumipat kami sa seksyon "Error message". Dito sa lugar "Mensahe" maaari mong ipasok ang teksto na susubaybayan ng gumagamit kapag sinusubukan mong ipasok ang hindi tamang data, iyon ay, ang anumang data na wala sa listahan ng drop-down. Sa lugar "Tingnan" Maaari mong piliin ang icon na kasama ng babala. Ipasok ang text message at mag-click sa "OK".
Aralin: Paano gumawa ng isang drop-down list sa Excel
Mga Operasyon
Ngayon malaman kung paano magtrabaho sa tool na nilikha namin sa itaas.
- Kung inilalagay namin ang cursor sa anumang elemento ng sheet na kung saan inilapat ang drop-down list, makikita namin ang mensahe ng impormasyon na naipasok namin nang mas maaga sa window ng verification ng data. Bilang karagdagan, ang isang tatsulok na icon ay lilitaw sa kanan ng cell. Siya ang naglilingkod upang ma-access ang pagpili ng mga item sa listahan. Mag-click sa tatsulok na ito.
- Matapos ang pag-click dito, magbubukas ang isang menu ng mga item sa listahan. Naglalaman ito ng lahat ng mga elemento na dati nang naipasok sa window ng pagpapatunay ng data. Pinipili namin ang pagpipilian na isinasaalang-alang namin na kinakailangan.
- Ang napiling pagpipilian ay ipinapakita sa cell.
- Kung susubukan nating ipasok ang anumang halaga na wala sa listahan sa cell, mai-block ang aksyon na ito. Kasabay nito, kung nagpasok ka ng isang mensahe ng babala sa window verification ng data, pagkatapos ito ay ipapakita sa screen. Kailangan mong mag-click sa pindutan sa window ng babala Pagkansela at mula sa susunod na pagtatangka upang maipasok ang tamang data.
Sa ganitong paraan, kung kinakailangan, punan ang buong talahanayan.
Pagdaragdag ng isang Bagong Item
Ngunit paano kung kailangan mo pa magdagdag ng isang bagong elemento? Ang mga pagkilos dito ay nakasalalay sa kung paano eksaktong nabuo mo ang listahan sa window ng pag-verify ng data: mano-mano ang naipasok o hinila mula sa isang hanay ng table.
- Kung ang data para sa pagbuo ng listahan ay nakuha mula sa hanay ng talahanayan, pagkatapos ay pumunta dito. Piliin ang range cell. Kung ito ay hindi isang "matalinong" talahanayan, ngunit isang simpleng saklaw ng data, pagkatapos ay kailangan mong magpasok ng isang hilera sa gitna ng hanay. Kung gumagamit ka ng isang "matalinong" talahanayan, pagkatapos sa kasong ito ay sapat na upang ipasok lamang ang kinakailangang halaga sa unang hilera sa ibaba nito at ang hilera na ito ay agad na isasama sa hanay ng talahanayan. Ito mismo ang kalamangan ng talahanayan ng "matalino", na binanggit namin sa itaas.
Ngunit ipagpalagay na nakikipag-usap kami sa isang mas kumplikadong kaso gamit ang karaniwang saklaw. Kaya, piliin ang cell sa gitna ng tinukoy na hanay. Iyon ay, sa itaas ng cell na ito at sa ibaba nito dapat mayroong higit pang mga linya ng array. Nag-click kami sa itinalagang fragment na may kanang pindutan ng mouse. Sa menu, piliin ang pagpipilian "I-paste ...".
- Inilunsad ang isang window kung saan dapat piliin ang bagay ng pagpasok. Pumili ng isang pagpipilian "Linya" at mag-click sa pindutan "OK".
- Kaya ang isang walang linya na linya ay idinagdag.
- Ipinasok namin dito ang halaga na nais naming maipakita sa drop-down list.
- Pagkatapos nito, bumalik kami sa hanay ng talahanayan kung saan matatagpuan ang listahan ng drop-down. Sa pamamagitan ng pag-click sa tatsulok sa kanan ng anumang cell sa hanay, nakita namin na ang halaga na kailangan namin ay naidagdag sa umiiral na mga elemento ng listahan. Ngayon, kung nais, maaari mong piliin ito upang ipasok sa elemento ng talahanayan.
Ngunit paano kung ang listahan ng mga halaga ay hindi nakuha mula sa isang hiwalay na talahanayan, ngunit manu-manong ipinasok? Upang magdagdag ng isang elemento sa kasong ito ay mayroon ding sariling algorithm ng mga aksyon.
- Piliin ang buong saklaw ng talahanayan, sa mga elemento kung saan inilalagay ang isang drop-down list. Pumunta sa tab "Data" at mag-click sa pindutan muli Pag-verify ng Data sa pangkat "Makipagtulungan sa data".
- Nagsisimula ang window ng pagpapatunay ng pag-input. Lumipat kami sa seksyon "Mga pagpipilian". Tulad ng nakikita mo, ang lahat ng mga setting dito ay eksaktong pareho sa itinakda namin sa kanila nang mas maaga. Sa kasong ito, magiging interesado kami sa rehiyon "Pinagmulan". Idagdag doon sa listahan na mayroon nang isang semicolon (;) ang halaga o mga halaga na nais nating makita sa drop-down list. Pagkatapos magdagdag, mag-click sa "OK".
- Ngayon, kung bubuksan namin ang listahan ng drop-down sa hanay ng talahanayan, makikita namin ang idinagdag na halaga doon.
Tanggalin ang item
Ang item ng listahan ay tinanggal gamit ang eksaktong parehong algorithm bilang karagdagan.
- Kung ang data ay nakuha mula sa hanay ng talahanayan, pagkatapos ay pumunta sa talahanayan na ito at mag-right click sa cell kung saan matatagpuan ang halaga na tatanggalin. Sa menu ng konteksto, ihinto ang pagpipilian sa pagpipilian "Tanggalin ...".
- Ang isang window para sa pagtanggal ng mga cell ay bubukas, na halos kapareho ng nakita namin noong idinagdag namin ang mga ito. Pagkatapos ay itakda ang switch pabalik sa posisyon "Linya" at mag-click sa "OK".
- Ang hilera mula sa hanay ng talahanayan, tulad ng nakikita natin, ay tinanggal.
- Ngayon bumalik kami sa talahanayan kung saan matatagpuan ang mga cell na may listahan ng drop-down. Mag-click sa tatsulok sa kanan ng anumang cell. Sa listahan ng drop-down, nakita namin na nawawala ang tinanggal na item.
Ano ang dapat gawin kung ang mga halaga ay naidagdag nang manu-mano sa window verification, at hindi gumagamit ng isang karagdagang talahanayan?
- Piliin ang saklaw ng tabular na may isang listahan ng drop-down at pumunta sa window para sa pagsuri ng mga halaga, tulad ng nagawa na namin dati. Sa tinukoy na window, lumipat sa seksyon "Mga pagpipilian". Sa lugar "Pinagmulan" piliin ang halaga na nais mong tanggalin sa cursor. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan Tanggalin sa keyboard.
- Matapos matanggal ang item, mag-click sa "OK". Ngayon ay hindi ito nasa drop-down list, tulad ng nakita natin sa nakaraang bersyon ng talahanayan.
Kumpletuhin ang pag-alis
Kasabay nito, may mga sitwasyon kung kailan kailangang ganap na matanggal ang listahan ng drop-down. Kung hindi mahalaga para sa iyo na ang naka -ipas na data ay nai-save, pagkatapos ang pagtanggal ay napaka-simple.
- Piliin ang buong array kung saan matatagpuan ang drop-down list. Ilipat sa tab "Home". Mag-click sa icon "Malinaw", na nakalagay sa tape sa block "Pag-edit". Sa menu na bubukas, piliin ang posisyon "I-clear ang Lahat".
- Kapag napili ang pagkilos na ito, ang lahat ng mga halaga ay tatanggalin sa mga napiling elemento ng sheet, mai-clear ang pag-format, at bilang karagdagan, ang pangunahing layunin ng gawain ay maaabot: ang listahan ng drop-down ay tatanggalin at ngayon maaari mong ipasok ang anumang mga halaga nang manu-mano sa mga cell.
Bilang karagdagan, kung ang gumagamit ay hindi kailangang i-save ang naipasok na data, pagkatapos ay mayroong isa pang pagpipilian upang tanggalin ang listahan ng drop-down.
- Piliin ang hanay ng mga walang laman na mga cell, na katumbas ng hanay ng mga elemento ng array na may isang listahan ng drop-down. Ilipat sa tab "Home" at doon kami nag-click sa icon Kopyahin, na naisalokal sa tape sa lugar Clipboard.
Gayundin, sa halip na aksyon na ito, maaari kang mag-click sa itinalagang fragment gamit ang kanang pindutan ng mouse at huminto sa pagpipilian Kopyahin.
Mas madaling mag-apply ng isang hanay ng mga pindutan pagkatapos i-highlight Ctrl + C.
- Pagkatapos nito, piliin ang fragment ng hanay ng talahanayan kung saan matatagpuan ang mga drop-down na elemento. Mag-click sa pindutan Idikitnaisalokal sa laso sa tab "Home" sa seksyon Clipboard.
Ang pangalawang pagpipilian ay ang pag-click sa kanan at itigil ang pagpili sa pagpipilian Idikit sa pangkat Ipasok ang Mga Pagpipilian.
Sa wakas, posible na piliin lamang ang ninanais na mga cell at mag-type ng isang kumbinasyon ng mga pindutan Ctrl + V.
- Para sa alinman sa mga aksyon sa itaas, isang ganap na malinis na fragment ang ipapasok sa halip na mga cell na naglalaman ng mga halaga at mga listahan ng drop-down.
Kung ninanais, sa parehong paraan maaari mong i-paste ang hindi isang walang laman na saklaw, ngunit isang kinopyang fragment na may data. Ang disbentaha ng mga listahan ng drop-down ay tiyak na hindi ka manu-mano makapasok sa data na wala sa listahan, ngunit maaari mong kopyahin at i-paste ang mga ito. Gayunpaman, ang pag-verify ng data ay hindi gagana. Bukod dito, tulad ng nalaman namin, ang mismong istraktura ng drop-down list ay masisira.
Kadalasan, kailangan mo pa ring alisin ang listahan ng drop-down, ngunit sa parehong oras iwanan ang mga halaga na naipasok gamit ito, at pag-format. Sa kasong ito, ang mas tamang pagkilos ay dapat gawin upang tanggalin ang tinukoy na tool na punan.
- Piliin ang buong fragment kung saan matatagpuan ang mga elemento na may isang drop-down list. Ilipat sa tab "Data" at mag-click sa icon Pag-verify ng Data, na, bilang naalala namin, ay nakalagay sa tape sa pangkat "Makipagtulungan sa data".
- Pamilyar sa amin ang isang window para masuri ang data ng pag-input. Ang pagiging sa anumang seksyon ng tinukoy na tool, kailangan nating isagawa ang tanging pagkilos - mag-click sa pindutan "I-clear ang Lahat". Matatagpuan ito sa ibabang kaliwang sulok ng bintana.
- Pagkatapos nito, ang window window verification ay maaaring sarado sa pamamagitan ng pag-click sa standard na close button sa kanang itaas na sulok sa anyo ng isang krus o sa pindutan "OK" sa ilalim ng bintana.
- Pagkatapos ay pumili ng alinman sa mga cell kung saan inilalagay ang listahan ng drop-down na mas maaga. Tulad ng nakikita mo, ngayon ay wala ring pahiwatig kung pumipili ng isang elemento, o isang tatsulok upang tawagan ang listahan sa kanan ng cell. Ngunit sa parehong oras ang pag-format ay nanatiling hindi nasubaybayan at lahat ng dati nang nakapasok na mga halaga gamit ang listahan. Nangangahulugan ito na matagumpay naming nakaya ang gawain: ang tool na hindi na namin kailangan ay tinanggal, ngunit ang mga resulta ng trabaho nito ay nanatiling buo.
Tulad ng nakikita mo, ang listahan ng drop-down ay lubos na mapadali ang pagpasok ng data sa mga talahanayan, pati na rin maiwasan ang pagpasok ng mga maling halaga. Bawasan nito ang bilang ng mga error kapag pinupunan ang mga talahanayan. Kung ang anumang halaga ay kailangang idagdag pa, pagkatapos ay maaari mong palaging isinasagawa ang pamamaraan sa pag-edit. Ang opsyon sa pag-edit ay depende sa paraang nilikha mo ito. Matapos punan ang talahanayan, maaari mong tanggalin ang listahan ng drop-down, bagaman hindi ito kinakailangan. Karamihan sa mga gumagamit ay ginusto na iwanan ito kahit na pagkatapos makumpleto ang trabaho sa pagpuno ng talahanayan ng data.
