Para sa kaginhawaan ng pagtatrabaho sa isang malaking hanay ng data sa mga talahanayan, dapat silang palaging iniutos ayon sa isang tiyak na criterion. Bilang karagdagan, upang matupad ang mga tukoy na layunin, kung minsan ang buong hanay ng data ay hindi kinakailangan, ngunit tanging mga indibidwal na hilera. Samakatuwid, upang hindi malito sa isang malaking halaga ng impormasyon, ang isang makatwirang solusyon ay upang ayusin ang data, at mai-filter ito mula sa iba pang mga resulta. Alamin natin kung paano pinagsunod-sunod at nai-filter ang data sa Microsoft Excel.
Madaling pag-uuri ng data
Ang pagsunud-sunod ay isa sa mga pinaka-maginhawang tool kapag nagtatrabaho sa Microsoft Excel. Gamit ito, maaari mong ayusin ang mga hilera ng talahanayan sa pagkakasunud-sunod ayon sa alpabeto, ayon sa data sa mga cell cells.
Ang pagsunud-sunod ng data sa Microsoft Excel ay maaaring isagawa gamit ang pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter", na matatagpuan sa tab na "Home" sa laso sa toolbar na "Pag-edit". Ngunit, una, kailangan nating mag-click sa anumang cell ng haligi kung saan kami ay mag-uuri.
Halimbawa, sa talahanayan sa ibaba, dapat mong ayusin ang mga empleyado ayon sa alpabeto. Pumasok kami sa anumang cell ng kolum na "Pangalan", at mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter" Upang ayusin ang mga pangalan nang alpabetong, mula sa listahan na lilitaw, piliin ang "Pagsunud-sunurin mula A hanggang Z".
Tulad ng nakikita mo, ang lahat ng data sa talahanayan ay inilalagay, ayon sa alpabetikong listahan ng mga pangalan.
Upang maisaayos ang reverse order, sa parehong menu, piliin ang pindutan Pagbukud-bukurin mula Z hanggang A. "
Ang listahan ay muling nabuo sa reverse order.
Dapat pansinin na ang ganitong uri ng pag-uuri ay ipinahiwatig lamang sa isang format ng data ng teksto. Halimbawa, sa format na may numero, ang pag-uuri ng "Mula minimum hanggang maximum" (at kabaliktaran) ay ipinahiwatig, at para sa format ng petsa, "Mula sa luma hanggang bago" (at kabaliktaran).
Pasadyang pag-uuri
Ngunit, tulad ng nakikita mo, kasama ang mga ipinahiwatig na uri ng pag-uuri sa pamamagitan ng isang halaga, ang data na naglalaman ng mga pangalan ng parehong tao ay nakaayos sa loob ng isang saklaw sa isang di-makatwirang pagkakasunud-sunod.
Ngunit paano kung nais nating pag-uri-uriin ang mga pangalan ayon sa alpabeto, ngunit halimbawa, kung tumutugma ang pangalan, siguraduhin na ang data ay nakaayos ayon sa petsa? Upang gawin ito, pati na rin upang gumamit ng ilang iba pang mga tampok, lahat sa parehong "Pagbukud-bukurin at Filter" na menu, kailangan nating pumunta sa item na "Custom Sorting ...".
Pagkatapos nito, bubukas ang window ng mga setting ng pag-aayos. Kung ang iyong talahanayan ay may mga header, mangyaring tandaan na sa window na ito dapat mayroong isang marka ng tseke sa tabi ng pagpipilian na "Ang aking data ay naglalaman ng mga header".
Sa patlang na "Hanay", ipahiwatig ang pangalan ng haligi kung saan isasagawa ang pag-uuri. Sa aming kaso, ito ang kolum na "Pangalan". Ang patlang na "Pagsunud-sunod" ay nagpapahiwatig kung aling uri ng nilalaman ang ibubukod. Mayroong apat na pagpipilian:
- Mga halaga;
- Kulay ng cell;
- Kulay ng font;
- Icon ng cell.
Ngunit, sa karamihan ng mga kaso, ang item na "Mga Halaga" ay ginagamit. Itinakda ito nang default. Sa aming kaso, gagamitin din namin ang partikular na item na ito.
Sa haligi na "Order" kailangan naming ipahiwatig kung aling pagkakasunud-sunod ang data ay maiayos: "Mula sa A hanggang Z" o kabaligtaran. Piliin ang halagang "Mula sa A hanggang Z".
Kaya, nagse-set up kami ng pag-uuri ng isa sa mga haligi. Upang i-configure ang pag-uuri sa pamamagitan ng isa pang haligi, mag-click sa pindutang "Magdagdag ng Antas".
Lumilitaw ang isa pang hanay ng mga patlang, na dapat na punan na para sa pag-uuri ng isa pang haligi. Sa aming kaso, sa pamamagitan ng kolum na "Petsa". Dahil ang format ng petsa ay nakalagay sa mga cell na ito, sa patlang na "Order" itinakda namin ang mga halagang hindi "Mula sa A hanggang Z", ngunit "Mula sa luma hanggang bago", o "Mula sa bago hanggang sa luma".
Sa parehong paraan, sa window na ito maaari mong i-configure, kung kinakailangan, pagsunud-sunod sa pamamagitan ng iba pang mga haligi sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad. Kapag nakumpleto ang lahat ng mga setting, mag-click sa pindutang "OK".
Tulad ng nakikita mo, ngayon sa aming talahanayan ang lahat ng data ay pinagsunod-sunod, una sa lahat, sa pamamagitan ng mga pangalan ng empleyado, at pagkatapos, sa mga petsa ng pagbabayad.
Ngunit, hindi ito ang lahat ng mga posibilidad ng pasadyang pag-uuri. Kung nais, sa window na ito maaari mong i-configure ang pag-uuri hindi sa pamamagitan ng mga haligi, ngunit sa pamamagitan ng mga hilera. Upang gawin ito, mag-click sa pindutan ng "Mga Opsyon".
Sa window ng mga pagpipilian sa pag-uuri na bubukas, ilipat ang switch mula sa posisyon na "Range Lines" sa posisyon na "Mga Hanay ng Hanay". Mag-click sa pindutan ng "OK".
Ngayon, sa pamamagitan ng pagkakatulad sa nakaraang halimbawa, maaari kang magpasok ng data para sa pag-uuri. Ipasok ang data, at mag-click sa pindutan ng "OK".
Tulad ng nakikita mo, pagkatapos nito, ang mga haligi ay nabago ayon sa mga naipasok na mga parameter.
Siyempre, para sa aming talahanayan, na kinuha bilang isang halimbawa, ang paggamit ng pag-uuri sa pagbabago ng lokasyon ng mga haligi ay hindi partikular na kapaki-pakinabang, ngunit para sa ilang iba pang mga talahanayan ang ganitong uri ng pag-uuri ay maaaring maging angkop.
Filter
Bilang karagdagan, ang Microsoft Excel ay may isang function ng filter ng data. Pinapayagan ka nitong iwanan lamang ang nakikita ng data na itinuturing mong kinakailangan, at itago ang natitira. Kung kinakailangan, ang nakatagong data ay maaaring palaging ibabalik sa nakikitang mode.
Upang magamit ang pagpapaandar na ito, tumayo kami sa anumang cell sa talahanayan (at mas mabuti sa header), muling mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter" sa toolbar na "Pag-edit". Ngunit, sa oras na ito, piliin ang item na "Filter" sa menu na lilitaw. Maaari mo ring sa halip na mga aksyon na ito pindutin lamang ang pangunahing kumbinasyon Ctrl + Shift + L.
Tulad ng nakikita mo, sa mga cell na may mga pangalan ng lahat ng mga haligi, isang icon ang lumitaw sa anyo ng isang parisukat, kung saan ang tatsulok na nakabaligtad ay nakasulat.
Nag-click kami sa icon na ito sa haligi ayon sa kung saan kami ay i-filter. Sa aming kaso, nagpasya kaming i-filter ayon sa pangalan. Halimbawa, kailangan nating iwanan ang data lamang para sa empleyado ng Nikolaev. Samakatuwid, alisan ng tsek ang mga pangalan ng lahat ng iba pang mga empleyado.
Kapag nakumpleto ang pamamaraan, mag-click sa pindutang "OK".
Tulad ng nakikita mo, ang mga hilera lamang na may pangalan ng empleyado na si Nikolaev ang naiwan sa mesa.
Komplikado natin ang gawain, at iwanan lamang sa talahanayan ang data na nauugnay sa Nikolaev para sa quarter quarter ng 2016. Upang gawin ito, mag-click sa icon sa cell na "Petsa". Sa listahan na nagbubukas, alisan ng tsek ang mga buwan na "Mayo", "Hunyo" at "Oktubre", dahil hindi sila kabilang sa ikatlong quarter, at mag-click sa pindutang "OK".
Tulad ng nakikita mo, tanging ang data na kailangan namin ay nananatili.
Upang matanggal ang filter sa pamamagitan ng isang tukoy na haligi at ipakita ang nakatagong data, muling mag-click sa icon na matatagpuan sa cell na may pamagat ng kolum na ito. Sa menu na bubukas, mag-click sa item na "Alisin ang filter mula sa ...".
Kung nais mong i-reset ang filter nang buo ayon sa talahanayan, pagkatapos ay kailangan mong i-click ang pindutan ng "Pagsunud-sunurin at i-filter" sa laso at piliin ang "I-clear".
Kung kailangan mong ganap na alisin ang filter, kung gayon, tulad ng kapag pinatakbo mo ito, sa parehong menu dapat mong piliin ang item na "Filter", o i-type ang keyboard shortcut na Ctrl + Shift + L.
Bilang karagdagan, dapat itong tandaan na matapos naming i-on ang function na "Filter", kapag nag-click ka sa kaukulang icon sa mga cell ng header ng talahanayan, ang mga pag-uuri na pag-uusapan na aming napag-usapan ay magagamit sa menu na lilitaw: "Pagsunud-sunod sa A hanggang Z" , Pagbukud-bukurin mula Z hanggang A, at Pagbukud-bukurin ayon sa Kulay.
Aralin: Paano gamitin ang autofilter sa Microsoft Excel
Smart talahanayan
Ang pagsunud-sunod at pag-filter ay maaari ding ma-aktibo sa pamamagitan ng pag-on ng lugar ng data na nagtatrabaho ka sa isang tinatawag na matalinong talahanayan.
Mayroong dalawang mga paraan upang lumikha ng isang matalinong talahanayan. Upang magamit ang una sa mga ito, piliin ang buong lugar ng talahanayan, at, pagiging nasa tab na "Home", mag-click sa pindutan sa laso na "Format as table". Ang pindutan na ito ay matatagpuan sa bloke ng tool na "Estilo".
Susunod, pumili ng isa sa mga estilo na gusto mo sa listahan na bubukas. Ang pagpipilian ay hindi makakaapekto sa pag-andar ng talahanayan.
Pagkatapos nito, magbubukas ang isang kahon ng diyalogo kung saan maaari mong baguhin ang mga coordinate ng talahanayan. Ngunit, kung napili mo nang tama ang lugar, kung gayon wala nang ibang kailangang gawin. Ang pangunahing bagay ay tandaan na mayroong isang checkmark sa tabi ng parameter na "Talahanayan na may mga header". Susunod, mag-click lamang sa "OK" na pindutan.
Kung magpasya kang gamitin ang pangalawang pamamaraan, kailangan mo ring piliin ang buong lugar ng talahanayan, ngunit sa oras na ito pumunta sa tab na "Ipasok". Mula dito, sa laso sa tool ng Tables, mag-click sa pindutan ng Talahanayan.
Pagkatapos nito, bilang huling oras, bubukas ang isang window kung saan maaari mong ayusin ang mga coordinate ng talahanayan. Mag-click sa pindutan ng "OK".
Hindi alintana kung paano mo ito ginagamit kapag lumilikha ng isang "matalinong talahanayan", magtatapos ka sa isang talahanayan sa mga cell ng header kung saan inilarawan ang mga icon ng filter sa itaas.
Kapag nag-click ka sa icon na ito, ang lahat ng magkatulad na pag-andar ay magagamit tulad ng pagsisimula ng filter sa karaniwang paraan sa pamamagitan ng "Pagbukud-bukurin at filter" na pindutan.
Aralin: Paano lumikha ng talahanayan sa Microsoft Excel
Tulad ng nakikita mo, ang mga tool para sa pag-aayos at pag-filter, kung ginamit nang tama, ay lubos na mapadali ang mga gumagamit upang gumana sa mga talahanayan. Ang isyu ng kanilang paggamit ay magiging nauugnay lalo na kung ang isang napakalaking hanay ng data ay naitala sa talahanayan.
