Pagbabawas ng laki ng file sa Microsoft Excel

Kapag nagtatrabaho sa Excel, ang ilang mga talahanayan ay medyo kahanga-hanga sa laki. Ito ay humahantong sa ang katunayan na ang laki ng dokumento ay nagdaragdag, kung minsan umaabot sa kahit isang dosenang megabytes o higit pa. Ang pagtaas ng bigat ng isang workbook ng Excel hindi lamang humahantong sa isang pagtaas sa puwang na nasasakup nito sa hard drive, ngunit, mas mahalaga, sa isang pagbagal sa bilis ng iba't ibang mga pagkilos at proseso sa loob nito. Maglagay lamang, kapag nagtatrabaho sa tulad ng isang dokumento, nagsisimula nang bumagal ang Excel. Samakatuwid, ang isyu ng pag-optimize at pagbawas ng laki ng naturang mga libro ay may kaugnayan. Tingnan natin kung paano mabawasan ang laki ng file sa Excel.

Pamamaraan sa Pagbabawas ng Sukat ng Libro

Dapat mong ma-optimize ang isang overgrown file sa maraming direksyon nang sabay-sabay. Maraming mga gumagamit ang hindi alam, ngunit madalas ang isang workbook ng Excel ay naglalaman ng maraming hindi kinakailangang impormasyon. Kung ang isang file ay maliit, walang sinuman ang nagbabayad ng maraming pansin, ngunit kung ang dokumento ay naging napakalaki, kailangan mong i-optimize ito ayon sa lahat ng mga posibleng mga parameter.

Paraan 1: bawasan ang saklaw ng operating

Ang hanay ng nagtatrabaho ay ang lugar kung saan naaalala ni Excel ang mga aksyon. Kapag nagsasalaysay ng isang dokumento, isinalaysay ng programa ang lahat ng mga cell sa workspace. Ngunit hindi ito palaging tumutugma sa saklaw kung saan talagang gumagana ang gumagamit. Halimbawa, ang isang hindi sinasadyang inilagay na puwang na mas mababa sa mesa ay mapapalawak ang laki ng nagtatrabaho saklaw sa elemento kung nasaan ang puwang na ito. Ito ay lumiliko na ang bawat oras ay muling magproseso ng Excel ang isang grupo ng mga walang laman na mga cell. Tingnan natin kung paano ayusin ang problemang ito gamit ang isang halimbawa ng isang tukoy na talahanayan.

1. Una, tingnan ang bigat nito bago mag-optimize upang ihambing kung ano ito pagkatapos ng pamamaraan. Maaari itong gawin sa pamamagitan ng paglipat sa tab File. Pumunta sa seksyon "Mga Detalye". Sa kanang bahagi ng window na bubukas, ang mga pangunahing katangian ng libro ay ipinahiwatig. Ang unang item ng mga katangian ay ang laki ng dokumento. Tulad ng nakikita mo, sa aming kaso ito ay 56.5 kilobyte.



2. Una sa lahat, dapat mong malaman kung magkano ang tunay na nagtatrabaho na lugar ng sheet ay naiiba sa isa na talagang kailangan ng gumagamit. Ito ay medyo simple. Pumasok kami sa anumang cell ng talahanayan at nag-type ng isang pangunahing kumbinasyon Pagtatapos ng Ctrl +. Agad na lumipat ang Excel sa huling cell, na isinasaalang-alang ng programa ang pangwakas na elemento ng workspace. Tulad ng nakikita mo, sa aming partikular na kaso, ito ang linya na 913383. Dahil sa mesa na aktwal na sinasakop lamang ang unang anim na hilera, maaari nating sabihin ang katotohanan na 913377 na mga linya ay, sa katunayan, isang walang silbi na pag-load, na hindi lamang nagdaragdag ng laki ng file, ngunit, dahil ang patuloy na recalculation ng buong saklaw ng programa kapag nagsasagawa ng anumang pagkilos, nagpapabagal sa gawain sa dokumento.

   

   Siyempre, sa katotohanan, tulad ng isang malaking puwang sa pagitan ng aktwal na hanay ng pagtatrabaho at ang isang kinuha ni Excel para sa mga ito ay bihirang, at kinuha namin ang napakaraming mga linya para sa kalinawan. Bagaman, kung minsan mayroong mga kaso kung ang lugar ng pagtatrabaho ay ang buong lugar ng sheet.

3. Upang ayusin ang problemang ito, kailangan mong tanggalin ang lahat ng mga linya, mula sa unang walang laman hanggang sa pinakadulo ng sheet. Upang gawin ito, piliin ang unang cell, na agad na nasa ibaba ng talahanayan, at i-type sa key na kumbinasyon Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Tulad ng nakikita mo, pagkatapos na ang lahat ng mga elemento ng unang haligi ay napili, simula sa tinukoy na cell hanggang sa dulo ng talahanayan. Pagkatapos ay mag-click sa mga nilalaman gamit ang kanang pindutan ng mouse. Sa menu ng konteksto na bubukas, piliin ang Tanggalin.

   

   Maraming mga gumagamit ang sumusubok na tanggalin sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan. Tanggalin sa keyboard, ngunit hindi ito tama. Ang pagkilos na ito ay nag-aalis ng mga nilalaman ng mga cell, ngunit hindi tinanggal ang mga ito mismo. Samakatuwid, sa aming kaso, hindi ito makakatulong.

5. Matapos naming piliin ang item "Tanggalin ..." sa menu ng konteksto, bubukas ang isang maliit na window para sa pagtanggal ng mga cell. Inilalagay namin ang switch sa posisyon dito "Linya" at mag-click sa pindutan "OK".



6. Ang lahat ng mga hilera ng napiling saklaw ay tinanggal. Siguraduhing muling i-save ang libro sa pamamagitan ng pag-click sa diskette icon sa itaas na kaliwang sulok ng window.



7. Ngayon tingnan natin kung paano ito nakatulong sa amin. Pumili ng anumang cell sa talahanayan at mag-type ng isang shortcut Pagtatapos ng Ctrl +. Tulad ng nakikita mo, pinili ni Excel ang huling cell ng talahanayan, na nangangahulugang ngayon na ito na ang huling elemento ng workspace ng sheet.



8. Ngayon lumipat sa seksyon "Mga Detalye" mga tab Fileupang malaman kung gaano kabawasan ang bigat ng aming dokumento. Tulad ng nakikita mo, ngayon ay 32.5 KB. Matatandaan na bago ang pamamaraan ng pag-optimize, ang laki nito ay 56.5 Kb. Sa gayon, nabawasan ito ng higit sa 1.7 beses. Ngunit sa kasong ito, ang pangunahing tagumpay ay hindi kahit na bawasan ang bigat ng file, ngunit na ang programa ay napalaya ngayon mula sa pagkalkula ng aktwal na hindi nagamit na saklaw, na makabuluhang madaragdagan ang bilis ng pagproseso ng dokumento.

Kung ang libro ay may ilang mga sheet na kung saan ka nagtatrabaho, kailangan mong magsagawa ng isang katulad na pamamaraan sa bawat isa sa kanila. Bawasan nito ang laki ng dokumento.

Pamamaraan 2: Alisin sa Over Formatting

Ang isa pang mahalagang kadahilanan na ginagawang mas mahirap ang isang dokumento ng Excel ay ang over-format. Maaaring kabilang dito ang paggamit ng iba't ibang uri ng mga font, hangganan, mga format ng numero, ngunit una sa lahat ay may kinalaman sa pagpuno ng mga cell na may iba't ibang kulay. Kaya bago magdagdag ng pag-format ng file, kailangan mong mag-isip nang dalawang beses kung siguradong sulit ito o kung madali mong magawa nang walang pamamaraang ito.

Ito ay totoo lalo na para sa mga libro na naglalaman ng isang malaking halaga ng impormasyon, na sa kanilang sarili ay mayroon nang isang malaking laki. Ang pagdaragdag ng pag-format sa isang libro ay maaaring dagdagan ang timbang kahit maraming beses. Samakatuwid, kailangan mong pumili ng isang gitnang lupa sa pagitan ng kakayahang makita ang pagtatanghal ng impormasyon sa dokumento at laki ng file, mag-apply lamang ng pag-format kung saan ito talaga ang kinakailangan.

Ang isa pang kadahilanan na nauugnay sa pag-format ng weighting ay ginusto ng ilang mga gumagamit na mag-overfill cells. Iyon ay, format nila hindi lamang ang mesa mismo, kundi pati na rin ang saklaw na nasa ilalim nito, kung minsan kahit sa dulo ng sheet, na may inaasahan na kapag ang mga bagong hilera ay idinagdag sa talahanayan, hindi na kinakailangan na i-format muli ang mga ito sa bawat oras.

Ngunit hindi ito nalalaman nang eksakto kung kailan ang mga bagong linya ay idadagdag at ilan ang idadagdag, at sa naturang paunang pag-format ay gagawin mo nang mas mabigat ang file ngayon, na kung saan ay negatibong nakakaapekto din sa bilis ng trabaho sa dokumentong ito. Samakatuwid, kung nag-apply ka ng pag-format sa mga walang laman na mga cell na hindi kasama sa talahanayan, pagkatapos dapat itong alisin.

1. Una sa lahat, kailangan mong piliin ang lahat ng mga cell na matatagpuan sa ibaba ng saklaw kasama ang data. Upang gawin ito, mag-click sa bilang ng unang walang laman na linya sa patayong coordinate panel. Ang buong linya ay naka-highlight. Pagkatapos nito, ginagamit namin ang pamilyar na kumbinasyon ng hotkey Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Pagkatapos nito, ang buong hanay ng mga hilera sa ibaba ng bahagi ng talahanayan na puno ng data ay mai-highlight. Ang pagiging sa tab "Home" mag-click sa icon "Malinaw"matatagpuan sa laso sa toolbox "Pag-edit". Binubuksan ang isang maliit na menu. Pumili ng isang posisyon sa loob nito "I-clear ang Mga Format".



3. Matapos ang aksyon na ito, ang pag-format ay tatanggalin sa lahat ng mga selula ng napiling saklaw.



4. Sa parehong paraan, maaari mong alisin ang hindi kinakailangang pag-format sa mesa mismo. Upang gawin ito, pumili ng mga indibidwal na selula o isang saklaw kung saan isinasaalang-alang namin ang pag-format na minimally kapaki-pakinabang, mag-click sa pindutan "Malinaw" sa laso at mula sa listahan, piliin "I-clear ang Mga Format".



5. Tulad ng nakikita mo, ang pag-format sa napiling saklaw ng talahanayan ay ganap na tinanggal.



6. Pagkatapos nito, bumalik kami sa saklaw na ito ng ilang mga elemento ng pag-format na itinuturing naming angkop: mga hangganan, mga format ng numero, atbp.

Ang mga hakbang sa itaas ay makakatulong upang makabuluhang bawasan ang laki ng workbook ng Excel at mapabilis ang gawain sa loob nito. Ngunit mas mahusay na sa una ay gumamit lamang ng pag-format kung saan ito ay tunay na angkop at kinakailangan kaysa sa paggastos ng oras sa pag-optimize ng dokumento.

Aralin: Pag-format ng mga talahanayan sa Excel

Paraan 3: tanggalin ang mga link

Ang ilang mga dokumento ay may napakalaking bilang ng mga link mula sa kung saan ang mga halaga ay nakuha. Maaari rin itong mabigat na mapabagal ang bilis ng trabaho sa kanila. Ang mga panlabas na link sa iba pang mga libro ay lalo na maimpluwensyahan sa palabas na ito, bagaman ang mga panloob na link ay negatibong nakakaapekto sa pagganap. Kung ang mapagkukunan mula sa kung saan ang link ay tumatagal ng impormasyon ay hindi palaging ina-update, ibig sabihin, makatuwiran na palitan ang mga address ng link sa mga cell na may mga ordinaryong halaga. Maaari itong dagdagan ang bilis ng pagtatrabaho sa isang dokumento. Maaari mong makita kung ang link o halaga ay nasa isang tukoy na cell sa formula bar pagkatapos piliin ang elemento.

1. Piliin ang lugar kung saan nakapaloob ang mga link. Ang pagiging sa tab "Home"mag-click sa pindutan Kopyahin na matatagpuan sa laso sa pangkat ng mga setting Clipboard.

   

   Bilang kahalili, pagkatapos i-highlight ang isang saklaw, maaari kang gumamit ng isang kumbinasyon ng hotkey Ctrl + C.

2. Matapos makopya ang data, hindi namin tinanggal ang pagpili sa lugar, ngunit mag-click sa ito gamit ang kanang pindutan ng mouse. Inilunsad ang menu ng konteksto. Sa ito sa bloke Ipasok ang Mga Pagpipilian kailangang mag-click sa icon "Mga Pinahahalagahan". Mayroon itong anyo ng isang icon kasama ang mga numero na ipinakita.



3. Pagkatapos nito, ang lahat ng mga link sa napiling lugar ay mapapalitan ng mga halaga ng istatistika.

Ngunit tandaan na ang pagpipiliang pag-optimize sa workbook ng Excel na ito ay hindi palaging katanggap-tanggap. Maaari lamang itong magamit kapag ang data mula sa orihinal na mapagkukunan ay hindi pabago-bago, iyon ay, hindi sila magbabago nang may oras.

Paraan 4: mga pagbabago sa format

Ang isa pang paraan upang makabuluhang bawasan ang laki ng file ay upang baguhin ang format nito. Ang pamamaraan na ito ay marahil ay nakakatulong nang higit pa kaysa sa sinumang ibang tao na i-compress ang libro, kahit na ang mga pagpipilian sa itaas ay dapat ding gamitin nang magkasama.

Sa Excel mayroong maraming mga "katutubong" format ng file - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Ang format ng xls ay isang pangunahing extension para sa mga bersyon ng programa Excel 2003 at mas maaga. Ito ay hindi na ginagamit, ngunit gayunpaman, maraming mga gumagamit ang patuloy na nalalapat ito. Bilang karagdagan, may mga oras na kailangan mong bumalik sa pagtatrabaho sa mga lumang file na nilikha maraming taon na ang nakalilipas nang walang mga modernong format. Hindi sa banggitin ang katotohanan na maraming mga programa ng third-party na hindi alam kung paano iproseso ang mga susunod na bersyon ng mga dokumento ng Excel na gumagana sa mga libro na may ganitong extension.

Dapat pansinin na ang isang libro na may extension ng xls ay mas malaki kaysa sa modernong analogue ng format na xlsx, na kasalukuyang ginagamit ng Excel bilang pangunahing. Una sa lahat, ito ay dahil sa ang katunayan na ang mga file ng xlsx, sa katunayan, ay mga naka-compress na mga archive. Samakatuwid, kung gagamitin mo ang extension ng xls, ngunit nais na mabawasan ang bigat ng libro, magagawa mo ito sa pamamagitan lamang ng pag-save nito sa format na xlsx.

1. Upang mai-convert ang isang dokumento mula sa format ng xls sa format na xlsx, pumunta sa tab File.



2. Sa window na bubukas, agad na bigyang pansin ang seksyon "Mga Detalye", kung saan ipinapahiwatig na ang dokumento ay kasalukuyang may timbang na 40 Kbytes. Susunod, mag-click sa pangalan "I-save Bilang ...".



3. Bubukas ang save window. Kung nais mo, maaari kang lumipat sa isang bagong direktoryo sa loob nito, ngunit para sa karamihan ng mga gumagamit ay mas maginhawa ang mag-imbak ng bagong dokumento sa parehong lugar bilang pinagmulan. Ang pangalan ng libro, kung nais, ay maaaring mabago sa patlang na "File name", bagaman hindi ito kinakailangan. Ang pinakamahalaga sa pamamaraang ito ay ang itakda sa larangan Uri ng File halaga "Excel workbook (.xlsx)". Pagkatapos nito, maaari mong pindutin ang pindutan "OK" sa ilalim ng bintana.



4. Matapos magawa ang pag-save, pumunta tayo sa seksyon "Mga Detalye" mga tab Fileupang makita kung gaano karaming pagbaba ng timbang. Tulad ng nakikita mo, ngayon ay 13.5 KB kumpara sa 40 KB bago ang pamamaraan ng pag-convert. Iyon ay, ang pag-save lamang sa isang modernong format na posible upang mai-compress ang libro halos tatlong beses.

Bilang karagdagan, sa Excel ay may isa pang modernong format na xlsb o binary book. Sa loob nito, ang dokumento ay nakaimbak sa binary encoding. Ang mga file na ito ay timbangin kahit na mas mababa kaysa sa mga libro sa format na xlsx. Bilang karagdagan, ang wika kung saan ang mga ito ay nakasulat ay pinakamalapit sa Excel. Samakatuwid, ito ay gumagana sa mga naturang libro nang mas mabilis kaysa sa anumang iba pang extension. Kasabay nito, ang aklat ng tinukoy na format sa mga tuntunin ng pag-andar at mga posibilidad ng paggamit ng iba't ibang mga tool (pag-format, pag-andar, graphics, atbp.) Ay hindi mas mababa sa format ng xlsx at lumampas sa format ng xls.

Ang pangunahing dahilan kung bakit ang xlsb ay hindi naging default na format sa Excel ay ang mga programang third-party ay hindi maaaring magtrabaho kasama nito. Halimbawa, kung kailangan mong mag-export ng impormasyon mula sa Excel hanggang 1C, maaari itong gawin sa mga dokumento ng xlsx o xls, ngunit hindi sa xlsb. Ngunit, kung hindi mo plano na ilipat ang data sa anumang programang third-party, pagkatapos ay ligtas mong mai-save ang dokumento sa format na xlsb. Papayagan ka nitong bawasan ang laki ng dokumento at dagdagan ang bilis ng trabaho sa loob nito.

Ang pamamaraan para sa pag-save ng file sa extension ng xlsb ay katulad sa ginawa namin para sa extension ng xlsx. Sa tab File mag-click sa item "I-save Bilang ...". Sa window ng pag-save na bubukas, sa bukid Uri ng File kailangang pumili ng isang pagpipilian "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Pagkatapos ay mag-click sa pindutan I-save.

Tinitingnan namin ang bigat ng dokumento sa seksyon "Mga Detalye". Tulad ng nakikita mo, ito ay bumaba nang higit pa at ngayon ay 11.6 KB lamang.

Pagbuod ng pangkalahatang mga resulta, masasabi namin na kung nagtatrabaho ka sa isang file sa format na xls, kung gayon ang pinaka-epektibong paraan upang mabawasan ang laki nito ay ang i-save ito sa mga modernong format na xlsx o xlsb. Kung ginamit mo na ang data ng extension ng file, pagkatapos ay upang mabawasan ang kanilang timbang, dapat mong tama na i-configure ang workspace, alisin ang labis na pag-format at hindi kinakailangang mga link. Makakakuha ka ng pinakadakilang pagbabalik kung gumanap mo ang lahat ng mga pagkilos na ito sa isang kumplikadong, at huwag limitahan ang iyong sarili sa isang pagpipilian lamang.