Ang suite ng Microsoft Office ay may isang espesyal na programa para sa paglikha ng isang database at nagtatrabaho sa kanila - Pag-access. Gayunpaman, mas gusto ng maraming mga gumagamit na gumamit ng isang mas pamilyar na application para sa mga layuning ito - Excel. Dapat pansinin na ang program na ito ay mayroong lahat ng mga tool para sa paglikha ng isang kumpletong database (DB). Alamin natin kung paano ito gagawin.
Proseso ng paglikha
Ang database ng Excel ay isang nakaayos na hanay ng impormasyon na ipinamamahagi sa buong mga haligi at hilera ng isang sheet.
Ayon sa espesyal na terminolohiya, ang mga hilera ng database ay pinangalanan "talaan". Ang bawat entry ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang indibidwal na bagay.
Ang mga haligi ay tinawag "mga patlang". Ang bawat patlang ay naglalaman ng isang hiwalay na parameter para sa lahat ng mga tala.
Iyon ay, ang balangkas ng anumang database sa Excel ay isang regular na talahanayan.
Paglikha ng mesa
Kaya, una sa lahat, kailangan nating lumikha ng isang mesa.
- Pinapasok namin ang mga heading ng mga patlang (mga haligi) ng database.
- Punan ang pangalan ng mga talaan (mga hilera) ng database.
- Nagpapatuloy kami upang punan ang database.
- Matapos mapuno ang database, ina-format namin ang impormasyon dito sa aming pagpapasya (font, hangganan, punan, pagpili, lokasyon ng teksto na nauugnay sa cell, atbp.).
Nakumpleto nito ang paglikha ng balangkas ng database.
Aralin: Paano gumawa ng mesa sa Excel
Pagtatalaga ng Mga Katangian sa Database
Upang makita ni Excel ang talahanayan hindi lamang bilang isang saklaw ng mga cell, ngunit sa halip bilang isang database, kailangang italaga ang naaangkop na mga katangian.
- Pumunta sa tab "Data".
- Piliin ang buong saklaw ng talahanayan. Mag-right click. Sa menu ng konteksto, mag-click sa pindutan "Magtalaga ng isang pangalan ...".
- Sa graph "Pangalan" ipahiwatig ang pangalan na nais naming pangalanan ang database. Ang isang kinakailangan ay ang pangalan ay dapat magsimula sa isang sulat, at dapat na walang mga puwang. Sa graph "Saklaw" maaari mong baguhin ang address ng lugar ng talahanayan, ngunit kung pinili mo ito nang tama, pagkatapos ay hindi mo kailangang baguhin ang anumang bagay dito. Maaari mong opsyonal na tukuyin ang isang tala sa isang hiwalay na patlang, ngunit ang parameter na ito ay opsyonal. Matapos gawin ang lahat ng mga pagbabago, mag-click sa pindutan "OK".
- Mag-click sa pindutan I-save sa itaas na bahagi ng window o i-type ang shortcut sa keyboard Ctrl + S, upang mai-save ang database sa hard drive o naaalis na media na konektado sa PC.
Maaari naming sabihin na pagkatapos nito mayroon na kaming isang yari na database. Maaari kang magtrabaho kasama ito sa estado tulad ng ipinakita ngayon, ngunit maraming mga oportunidad ang mapapawi. Sa ibaba tatalakayin natin kung paano gawing mas mahusay ang database.
Pagsunud-sunurin at filter
Ang pagtatrabaho sa mga database, una sa lahat, ay nagbibigay para sa posibilidad ng pag-aayos, pagpili at pag-aayos ng mga tala. Ikonekta ang mga function na ito sa aming database.
- Piliin namin ang impormasyon ng patlang kung saan kami ay mag-aayos. Mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunod" na matatagpuan sa laso sa tab "Data" sa toolbox Pagsunud-sunurin at Filter.
Ang pagsunud-sunod ay maaaring isagawa sa halos anumang parameter:
- alpabetong pangalan;
- Petsa
- bilang atbp.
- Sa susunod na window na lilitaw, ang tanong ay kung gagamitin lamang ang napiling lugar para sa pag-uuri o awtomatikong palawakin ito. Pumili ng awtomatikong pagpapalawak at mag-click sa pindutan "Pagsunud-sunod ...".
- Bubukas ang window ng mga setting ng pag-aayos. Sa bukid Pagsunud-sunurin ayon tukuyin ang pangalan ng patlang kung saan ito isasagawa.
- Sa bukid "Pagsunud-sunurin" nagpapahiwatig nang eksakto kung paano ito gaganap. Para sa isang DB pinakamahusay na pumili ng isang parameter "Mga Pinahahalagahan".
- Sa bukid "Order" ipahiwatig kung aling pagkakasunud-sunod ang isinasagawa. Para sa iba't ibang uri ng impormasyon, ang iba't ibang mga halaga ay ipinapakita sa window na ito. Halimbawa, para sa data ng teksto - ito ang magiging halaga "Mula sa A hanggang Z" o "Mula Z hanggang A", at para sa numero - "Umakyat" o "Descending".
- Mahalagang tiyakin na sa paligid ng halaga "Ang aking data ay naglalaman ng mga header" mayroong isang marka ng tseke. Kung hindi ito, pagkatapos ay kailangan mong ilagay ito.
Matapos ipasok ang lahat ng kinakailangang mga parameter, mag-click sa pindutan "OK".
Pagkatapos nito, ang impormasyon sa database ay maiayos ayon sa tinukoy na mga setting. Sa kasong ito, pinagsunod-sunod namin ang mga pangalan ng mga empleyado ng negosyo.
- Ang isa sa mga pinaka-maginhawang tool kapag nagtatrabaho sa isang database ng HTML ay autofilter. Piliin namin ang buong saklaw ng database sa mga setting ng block Pagsunud-sunurin at Filter mag-click sa pindutan "Filter".
- Tulad ng nakikita mo, pagkatapos nito sa mga selula na may mga pangalan ng patlang na mga pikograpiya ay lumitaw sa anyo ng mga baligtad na mga tatsulok. Nag-click kami sa icon ng haligi na ang halaga na aming susuriin. Sa window na bubukas, alisan ng tsek ang mga halaga na nais naming itago ang mga tala. Matapos gawin ang pagpipilian, mag-click sa pindutan "OK".
Tulad ng nakikita mo, pagkatapos nito, ang mga hilera na naglalaman ng mga halaga na kung saan ay hindi namin napansin ay nakatago mula sa talahanayan.
- Upang maibalik ang lahat ng data sa screen, nag-click kami sa icon ng haligi na na-filter, at sa window na magbubukas, suriin ang mga kahon sa tapat ng lahat ng mga item. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan "OK".
- Upang ganap na alisin ang pag-filter, mag-click sa pindutan "Filter" sa tape.
Aralin: Pagsunud-sunurin at i-filter ang data sa Excel
Paghahanap
Kung mayroong isang malaking database, maginhawa upang maghanap ito gamit ang isang espesyal na tool.
- Upang gawin ito, pumunta sa tab "Home" at sa laso sa toolbox "Pag-edit" mag-click sa pindutan Hanapin at I-highlight.
- Bubukas ang isang window kung saan nais mong tukuyin ang nais na halaga. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutan "Maghanap ng susunod" o Hanapin ang Lahat.
- Sa unang kaso, ang unang cell kung saan mayroong isang tinukoy na halaga ay nagiging aktibo.
Sa pangalawang kaso, ang buong listahan ng mga cell na naglalaman ng halagang ito ay binuksan.
Aralin: Paano gumawa ng isang paghahanap sa Excel
I-freeze ang mga lugar
Kapag lumilikha ng isang database, maginhawa upang ayusin ang mga cell na may mga pangalan ng mga talaan at patlang. Kapag nagtatrabaho sa isang malaking database - ito ay isang kinakailangang kondisyon lamang. Kung hindi man, patuloy kang gumugol ng oras ng pag-scroll sa sheet upang makita kung aling hilera o haligi ang tumutugma sa isang tiyak na halaga.
- Piliin ang cell, ang lugar sa tuktok at kaliwa kung saan nais mong ayusin. Matatagpuan ito kaagad sa ilalim ng header at sa kanan ng mga pangalan ng mga entry.
- Ang pagiging sa tab "Tingnan" mag-click sa pindutan "I-lock ang mga lugar"matatagpuan sa pangkat ng tool "Window". Sa listahan ng drop-down, piliin ang halaga "I-lock ang mga lugar".
Ngayon ang mga pangalan ng mga patlang at talaan ay palaging nasa harap ng iyong mga mata, gaano man kalayo ang iyong pag-scroll sa sheet ng data.
Aralin: Paano i-pin ang isang lugar sa Excel
Ihulog ang listahan
Para sa ilang mga patlang ng talahanayan, pinakamainam na mag-ayos ng isang drop-down list upang ang mga gumagamit, kapag nagdaragdag ng mga bagong tala, ay maaaring tukuyin lamang ang ilang mga parameter. May kaugnayan ito, halimbawa, para sa isang bukid "Paul". Sa katunayan, may dalawang pagpipilian lamang: lalaki at babae.
- Lumikha ng isang karagdagang listahan. Ito ay magiging pinaka-maginhawa upang ilagay ito sa isa pang sheet. Sa loob nito ipinapahiwatig namin ang listahan ng mga halaga na lilitaw sa drop-down list.
- Piliin ang listahang ito at i-click ito gamit ang kanang pindutan ng mouse. Sa menu na lilitaw, piliin ang "Magtalaga ng isang pangalan ...".
- Ang isang window na pamilyar sa amin ay bubukas. Sa kaukulang patlang, nagtatalaga kami ng isang pangalan sa aming saklaw, ayon sa mga kondisyon na nabanggit sa itaas.
- Bumalik kami sa sheet gamit ang database. Piliin ang saklaw kung saan mailalapat ang drop-down list. Pumunta sa tab "Data". Mag-click sa pindutan Pag-verify ng Datamatatagpuan sa laso sa toolbox "Makipagtulungan sa data".
- Bubukas ang window para sa pagsuri ng mga nakikitang mga halaga. Sa bukid "Uri ng data" ilagay ang switch sa posisyon Listahan. Sa bukid "Pinagmulan" itakda ang tanda "=" at kaagad pagkatapos nito, nang walang isang puwang, isulat ang pangalan ng listahan ng drop-down, na binigyan namin siya ng isang mas mataas. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutan "OK".
Ngayon, kapag sinubukan mong magpasok ng data sa saklaw kung saan naitakda ang paghihigpit, lilitaw ang isang listahan kung saan maaari kang pumili sa pagitan ng malinaw na itinakda ang mga halaga.
Kung susubukan mong sumulat ng mga di-makatarungang character sa mga cell na ito, lilitaw ang isang mensahe ng error. Kailangan mong bumalik at gumawa ng tamang pagpasok.
Aralin: Paano gumawa ng isang listahan ng drop down sa Excel
Siyempre, ang Excel ay mababa sa mga kakayahan nito sa mga dalubhasang programa para sa paglikha ng mga database. Gayunpaman, mayroon itong mga tool na sa karamihan ng mga kaso ay masiyahan ang mga pangangailangan ng mga gumagamit na nais na lumikha ng isang database. Dahil sa ang katunayan na ang mga tampok ng Excel, sa paghahambing sa mga dalubhasang mga aplikasyon, ay kilala sa mga ordinaryong gumagamit nang mas mahusay, sa bagay na ito, ang pag-unlad ng Microsoft ay kahit na ang ilang mga pakinabang.
