Kapag nagtatrabaho sa mga talahanayan, madalas na mga kaso kung, bilang karagdagan sa pangkalahatang kabuuan, kinakailangan upang kumatok sa mga intermediate. Halimbawa, sa talahanayan ng mga benta ng mga kalakal bawat buwan, na kung saan ang bawat indibidwal na hilera ay nagpapahiwatig ng halaga ng kita mula sa pagbebenta ng isang partikular na uri ng produkto bawat araw, maaari kang magdagdag ng pang-araw-araw na subtotals mula sa pagbebenta ng lahat ng mga produkto, at sa pagtatapos ng talahanayan ay nagpapahiwatig ng halaga ng kabuuang buwanang kita para sa negosyo. Alamin natin kung paano ka makakagawa ng mga subtotals sa Microsoft Excel.
Mga kundisyon para sa paggamit ng pagpapaandar
Ngunit, sa kasamaang palad, hindi lahat ng mga talahanayan at mga database ay angkop para sa pag-apply ng mga subtotals sa kanila. Kasama sa mga pangunahing kondisyon ang sumusunod:
- ang talahanayan ay dapat na nasa format ng isang normal na lugar ng cell;
- ang heading ng talahanayan ay dapat na binubuo ng isang linya, at mailagay sa unang linya ng sheet;
- ang talahanayan ay hindi dapat maglaman ng mga hilera na walang laman na data.
Lumikha ng mga subtotals
Upang makalikha ng mga subtotals, pumunta sa tab na "Data" sa Excel. Piliin ang anumang cell sa talahanayan. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutan ng "Subtotal", na matatagpuan sa laso sa toolbox na "Istraktura".
Susunod, bubukas ang isang window kung saan nais mong i-configure ang output ng mga subtotals. Sa halimbawang ito, kailangan nating tingnan ang kabuuang kita para sa lahat ng mga produkto para sa bawat araw. Ang halaga ng petsa ay matatagpuan sa haligi ng parehong pangalan. Samakatuwid, sa patlang na "Sa tuwing magbabago ka sa" patlang, piliin ang kolum na "Petsa".
Sa patlang na "Operation", piliin ang halaga na "Halaga", dahil kailangan nating pindutin ang halaga para sa araw. Bilang karagdagan sa dami, maraming iba pang mga operasyon ay magagamit, bukod dito ay:
- dami;
- maximum;
- minimum;
- trabaho.
Dahil ang mga halaga ng kita ay ipinapakita sa haligi "Halaga ng kita, kuskusin.", Pagkatapos sa patlang na "Magdagdag ng kabuuan", pipiliin namin ito mula sa listahan ng mga haligi sa talahanayan na ito.
Bilang karagdagan, kailangan mong suriin ang kahon, kung hindi ito mai-install, sa tabi ng pagpipiliang "Palitan ang kasalukuyang mga kabuuan". Papayagan ka nitong muling makalkula ang talahanayan, kung ginagawa mo ang pamamaraan ng pagkalkula ng mga intermediate na kabuuan kasama nito hindi sa unang pagkakataon, hindi upang madoble ulit ang rekord ng parehong kabuuan.
Kung susuriin mo ang kahon na "End of page sa pagitan ng mga pangkat", pagkatapos kapag ang pag-print, ang bawat bloke ng talahanayan na may mga subtotals ay mai-print sa isang hiwalay na pahina.
Kapag suriin mo ang kahon sa tapat ng halaga ng "Mga kabuuan sa ilalim ng data", ang mga subtotals ay itatakda sa ilalim ng bloke ng mga linya, ang kabuuan ng kung saan ay may linya sa kanila. Kung tatanggalin mo ang kahon na ito, ang mga resulta ay ipapakita sa itaas ng mga linya. Ngunit, ito mismo ang gumagamit na nagpapasya kung paano siya mas komportable. Para sa karamihan ng mga indibidwal, mas maginhawa upang maglagay ng mga kabuuan sa ilalim ng mga linya.
Matapos makumpleto ang lahat ng mga setting ng mga subtotals, mag-click sa pindutang "OK".
Tulad ng nakikita mo, lumitaw ang mga subtotals sa aming talahanayan. Bilang karagdagan, ang lahat ng mga pangkat ng mga hilera na pinagsama ng isang subtotal ay maaaring mabagsak lamang sa pamamagitan ng pag-click sa minus sign sa kaliwa ng talahanayan, kabaligtaran sa tukoy na pangkat.
Sa gayon, posible na gumuho ang lahat ng mga hilera sa talahanayan, na nag-iiwan ng nakikita lamang sa pagitan at kabuuang mga resulta.
Dapat ding tandaan na kapag binabago ang data sa mga hilera ng talahanayan, ang subtotal ay awtomatikong muling makalkula.
Pormula na "INTERMEDIATE. RESULTA"
Bilang karagdagan, posible na magpakita ng mga subtotals hindi sa pamamagitan ng isang pindutan sa tape, ngunit sa pamamagitan ng pagsamantala sa kakayahang tumawag ng isang espesyal na pag-andar sa pamamagitan ng pindutan ng "Insert Function". Upang gawin ito, pagkatapos ng pag-click sa cell kung saan ipapakita ang mga subtotals, i-click ang tinukoy na pindutan, na matatagpuan sa kaliwa ng formula bar.
Bubukas ang Function Wizard. Kabilang sa listahan ng mga pag-andar na hinahanap namin ang item na "INTERMEDIATE. RESULTA". Piliin ito, at mag-click sa pindutan ng "OK".
Bubukas ang isang window kung saan kailangan mong ipasok ang mga argumento ng pag-andar. Sa linya na "Function Number" kailangan mong ipasok ang bilang ng isa sa labing isang pagpipilian para sa pagproseso ng data, lalo na:
- halaga ng ibig sabihin ng aritmetika;
- bilang ng mga cell;
- bilang ng mga napuno na mga cell;
- maximum na halaga sa napiling hanay ng data;
- minimum na halaga;
- produkto ng data sa mga cell;
- sampling standard na paglihis;
- standard na paglihis ng populasyon;
- Halaga
- sample na pagkakaiba-iba;
- pagkakaiba-iba ayon sa populasyon.
Kaya, pinapasok namin sa larangan ang numero ng pagkilos na nais naming ilapat sa isang tukoy na kaso.
Sa haligi na "Link 1" kailangan mong tukuyin ang isang link sa hanay ng mga cell na nais mong itakda ang mga intermediate na halaga. Pinapayagan ang pagpapakilala ng hanggang sa apat na magkakaibang mga arrays. Kapag nagdaragdag ng mga coordinate ng isang hanay ng mga cell, ang isang window ay agad na lilitaw para sa kakayahang magdagdag ng susunod na hanay.
Dahil manu-mano ang pagpasok ng isang saklaw ay hindi maginhawa sa lahat ng mga kaso, maaari mo lamang mag-click sa pindutan na matatagpuan sa kanan ng form ng pag-input.
Sa parehong oras, ang window ng function na argumento ay mababawasan. Ngayon ay maaari mo lamang piliin ang ninanais na hanay ng data kasama ang cursor. Matapos itong awtomatikong ipasok sa form, mag-click sa pindutan na matatagpuan sa kanan nito.
Bubukas muli ang window ng function. Kung kailangan mong magdagdag ng isa o higit pang mga arrays ng data, pagkatapos ay magdagdag kami ayon sa parehong algorithm tulad ng inilarawan sa itaas. Kung hindi, mag-click sa pindutan ng "OK".
Pagkatapos nito, ang mga subtotals ng napiling hanay ng data ay bubuo sa cell kung saan matatagpuan ang formula.
Ang syntax ng pagpapaandar na ito ay ang mga sumusunod: "INTERMEDIATE. RESULTA (function_number; address ng array_cells). Sa aming partikular na kaso, ang formula ay magiging ganito:" INTERIM. RESULTA (9; C2: C6). "Ang pagpapaandar na ito ay maaaring maipasok sa mga cell gamit ang syntax na ito. at manu-mano, nang hindi tumatawag sa Function Wizard, kailangan mo lamang tandaan upang ilagay ang sign na "=" sa harap ng formula sa cell.
Tulad ng nakikita mo, mayroong dalawang pangunahing paraan ng pagbubuo ng mga intermediate na resulta: sa pamamagitan ng pindutan sa laso, at sa pamamagitan ng isang espesyal na pormula. Bilang karagdagan, dapat tukuyin ng gumagamit kung aling halaga ang ipapakita bilang kabuuan: kabuuan, minimum, average, maximum na halaga, atbp.
